Organización y Gestión de Pedido para Almacén

Necesidades de Abastecimiento del almacén 

El almacén 

El abastecimiento o aprovisionamiento: aquí se provee una empresa con dicho material necesario para su producción y funcionamiento, suministrando la de dichas necesidades solicitadas por la organización.

su importancia es aprovisionar o abastecer a partir del momento que un objeto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa. Principales objetivos

• Proporcionar flujos interrumpidos de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Mantener suministros en existencias y reducir las pérdidas.

• Mantener  normas de calidad.

• Buscar y mantener proveedores competentes.

• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.

• Mantener la posición competitiva de la organización.

• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

Para lograr esto el responsable del abastecimiento debe tener clara la función que cumple un elemento de compra adecuada. También tenemos la selección de proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

El área de abastecimiento en una empresa es muy importante dado que sus costos deben de mantenerse en el mercado para competir siempre y cuando logren cantidad, calidad,  oportunidad y el costo de bienes o servicios que produce.

Sinónimo de almacén:

ECONOMATO , almacén general del hotel donde realizan todos los pedidos a proveedores, reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los demás departamentos. Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama. El economato nunca consume nada.

¿A quien distribuye el almacén economato en un hotel?

•  departamento de pisos
• cocina
• cafetería bar
• etc.

¿Que principios básicos debe tener un almacén?

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos, mercancías o servicios.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• registro día a día de todas las entradas y salidas 
• informar control de inventarios 
• identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO

Esta debe hacerse a través de vales de mercancías 

documento interno que se utiliza para la retirada de géneros del economato o almacén. Existe original y copia, el original irá al encargado del economato y la copia la tendrá el jefe del departamento.

Vales de Devolución 

¿Por qué se devuelve un producto?

Porque No corresponde a lo solicitado, por no haberse servido en las condiciones óptimas, ya que al hacer un pedido se han de especificar con todo detalle características, tipo, marca que se necesita.

Vales de cambio de ropa.

 son generalmente por la mañana, dado que es cuando más ropa se necesita. En la mayoría de los hoteles se hace un cambio a media mañana y otro hacia las tres o las cuatro de la tarde, al terminar el turno de trabajo. 

El ama de llaves debe vigilar que las camareras hagan correctamente el recuento de la ropa sucia y el vale de cambio de ropa. Para ello han de sujetarse a las siguientes normas:

• Clasificar la ropa en montones por tamaños y clases. 

• Contar la ropa de cada montón y anotar la cantidad existente en la casilla correspondiente en el impreso de cambio de ropa.

• Hacer siempre el vale por duplicado  

• Hacer constar siempre en el vale de cambio de ropa: la fecha, el piso y la firma de la camarera. 

• Que el traslado de la ropa sucia hasta lavandería sea hecho con el mayor cuidado para evitar roturas o desgastes innecesarios, usando siempre el carro, lona o saco.

Fichas de Registro 

• verificar las cantidades de cada uno de los productos, según la necesidad del área
• Según la frecuencia de despacho o compra, de eso dependerá muchas veces la cantidad a solicitar
• Al momento de elaborar la lista de faltan tes se deberá realizar las especificaciones técnicas(cantidades)
• tiempo de anticipación con el que se requiere. Y no solicitarlo hasta el momento de utilizarse.

Elaboración de Pedidos 

consta de la fecha de pedido, descripción del artículo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor. Ha esta ficha se le llama solicitud de compra.